Este Descargo de Responsabilidad de Funciones de IA (el "Descargo") describe cómo KONTORE LABS LLC ("KONTORE", "nosotros") entrega funciones de inteligencia artificial ("IA") dentro del ERP KONTORE (el "Servicio"), qué datos fluyen hacia los proveedores de IA, y las responsabilidades del Cliente al confiar en las salidas de IA. Este Descargo se incorpora por referencia a los Términos del Servicio.
1. Alcance de las funciones de IA
El Servicio incluye funciones opcionales asistidas por IA (las "Funciones de IA"), entre ellas:
- IADoc — asistente de redacción de emails: redacta el cuerpo de emails salientes a partir del contexto operativo (variables de Operación / OC / Despacho, observaciones, datos de la contraparte, y los borradores previos del Cliente en el modal).
- Sugerencias OCE/OCC: valores, narrativa o completados sugeridos para registros operativos y gestión de contrapartes.
- Análisis de documentos y OCR: extracción de datos de documentos cargados (Bill of Lading, Despacho de Importación, packing lists, etc.) a campos estructurados.
- Paneles de apoyo a decisiones: tableros y asistentes que interpretan datos operativos y proponen próximas acciones (recordatorios de seguimiento, alertas de anomalías, priorización de cobranza).
- Ayudas de traducción y redacción dentro de los modales (composición multi-idioma del cuerpo de emails).
- Cualquier Función de IA futura documentada en
kontore.app/docs/ai.
KONTORE puede agregar, quitar o modificar Funciones de IA en cualquier momento. Los cambios materiales se notifican mediante el centro de notificaciones del producto.
2. Naturaleza de sugerencia únicamente
Toda salida de IA producida por el Servicio es una sugerencia no vinculante. Se proporciona para asistir a los Usuarios Autorizados del Cliente en su trabajo y no sustituye la revisión humana independiente, el juicio profesional, ni el asesoramiento legal, contable, financiero, aduanero, sanitario o regulatorio. Las Funciones de IA pueden producir resultados que sean:
- Inexactos, incompletos, desactualizados o inapropiados para el contexto.
- Internamente inconsistentes o contradictorios entre llamadas.
- Redactados de forma persuasiva pero factualmente incorrectos ("alucinaciones").
- Influenciados por sesgos presentes en los datos de entrenamiento del modelo subyacente.
El Cliente asume responsabilidad total por revisar, corregir, aceptar o descartar la salida de IA antes de enviar un email, firmar un documento, ejecutar una transferencia, comunicarse con una contraparte, o actuar de otro modo sobre la sugerencia. Las Funciones de IA no ejecutan automáticamente acciones de negocio irreversibles sin confirmación explícita del usuario.
3. Cadena de proveedores de IA (transparencia)
KONTORE actualmente enruta las Funciones de IA a través de los siguientes proveedores (cada uno un "Sub-procesador"):
| Proveedor | Rol | Familia de modelo usada | Ubicación |
|---|---|---|---|
| Anthropic PBC | LLM subyacente vía proxy Worker /claude/* | claude-haiku-4-5-20251001 (por defecto), otros modelos Claude cuando estén documentados | USA |
| Cloudflare Inc. | Proxy Worker que reenvía las llamadas a la API (no realiza inferencia de IA) | n/a | Edge global |
Esta lista se refleja en el Trust Center público (kontore.app/trust) y en el Acuerdo de Procesamiento de Datos. KONTORE notifica al Cliente sobre nuevos sub-procesadores de IA con al menos 30 días de anticipación.
4. Datos enviados a los proveedores de IA
Cuando el Cliente invoca una Función de IA, los siguientes datos pueden transmitirse al Sub-procesador de IA correspondiente:
- El prompt del usuario o el contexto operativo expresamente compilado para la llamada (variables de Operación / OC / Despacho, observaciones, preferencia de idioma, el borrador que el usuario está editando).
- Metadata necesaria para procesar la solicitud (ID de solicitud, timestamp).
KONTORE aplica las siguientes salvaguardas:
- Sin enriquecimiento de PII: KONTORE no enriquece los prompts con campos de datos personales que el Cliente no haya colocado explícitamente en el registro operativo que se está procesando.
- Sin opt-in de entrenamiento: KONTORE usa la API de Anthropic con configuración por defecto. Según los términos de API de Anthropic, los prompts y salidas enviados vía API no son usados por Anthropic para entrenar sus modelos. KONTORE no ha habilitado ningún programa de intercambio de datos o evaluación que permita uso para entrenamiento.
- Sin almacenamiento de contenido por KONTORE más allá de lo necesario: KONTORE conserva solo la metadata de medición necesaria para facturación y prevención de abuso (cantidad de tokens, identificador de modelo, timestamps, estado de la solicitud) en la tabla de solo-anexado
ia_consumo_log. Los cuerpos de prompts y respuestas no se persisten por KONTORE más allá de la solicitud en curso, salvo que el usuario los guarde explícitamente (por ejemplo, al guardar el cuerpo de email generado antes de enviarlo). - Sin publicidad de terceros: las solicitudes de IA nunca se usan con fines de marketing, perfilado o publicidad.
5. Resumen de retención de datos de los proveedores de IA
Las propias políticas de retención de datos y monitoreo de abuso del Sub-procesador de IA aplican una vez que los datos están en tránsito. A la fecha de este Descargo:
- Anthropic: retención de corto plazo para seguridad y monitoreo de abuso (típicamente hasta 30 días para tráfico de API, más tiempo si se marca una violación de política). Ver el Trust Center de Anthropic y la documentación de privacidad de su API para las cifras vigentes.
- Cloudflare (solo proxy): aplica el registro de borde estándar; el contenido del payload no se almacena.
Estas cifras son compromisos externos del Sub-procesador, no de KONTORE, y pueden cambiar.
6. Sin garantía sobre la salida de IA
TODAS LAS FUNCIONES DE IA, MODELOS, SALIDAS Y CONTENIDO DERIVADO SE PROPORCIONAN "TAL CUAL" Y "SEGÚN DISPONIBILIDAD". EN LA MEDIDA MÁXIMA PERMITIDA POR LA LEY, KONTORE DESCARGA TODA GARANTÍA RESPECTO DE LA SALIDA DE IA, INCLUYENDO:
- Exactitud, integridad y confiabilidad de la sugerencia;
- Idoneidad para el caso de uso particular del Cliente (comercial, legal, regulatorio, impositivo, aduanero, sanitario, financiero);
- No infracción de derechos de autor, marcas o derechos de imagen de terceros;
- Disponibilidad y continuidad de cualquier modelo o función de IA en particular;
- Determinismo: entradas idénticas pueden producir salidas diferentes entre llamadas.
KONTORE no avala, certifica ni garantiza ninguna salida de IA específica. El Cliente es el único responsable de cualquier decisión basada en la salida de IA.
7. Responsabilidades del Cliente
Al usar las Funciones de IA, el Cliente acepta:
- Revisar antes de enviar / firmar / confirmar. Ningún email, documento, mensaje o acción propuesta redactada por IA debe enviarse o ejecutarse sin un paso de revisión humana.
- Verificar contenido de alto impacto. Para cualquier salida que involucre cifras financieras, términos legales, declaraciones aduaneras, referencias sanitarias o regulatorias, instrucciones de pago, o identidad de contraparte, el Cliente debe verificar de forma independiente la información contra fuentes autorizadas.
- No enviar contenido prohibido. El Cliente no debe usar las Funciones de IA para generar o procesar contenido que viole la Política de Uso Aceptable.
- No enviar datos personales sensibles que el Cliente no esté autorizado a procesar. El Cliente no debe incluir en los prompts datos personales para los cuales no tenga base legal de procesamiento o que excedan el alcance del consentimiento o contrato que tiene con el titular de los datos.
- Respetar cupos y límites de tasa. Cada plan de suscripción incluye un cupo de consumo de IA. Los excedentes se facturan a la tarifa publicada.
- Divulgar la asistencia de IA cuando se requiera. Algunas jurisdicciones, colegios profesionales o contratos con contrapartes exigen divulgar que una comunicación fue asistida por IA. El Cliente es responsable de cualquier divulgación requerida a sus destinatarios.
8. Sin toma de decisiones automatizada con efectos legales
Las Funciones de IA del Servicio no producen decisiones automatizadas que generen efectos legales o significativamente similares sobre personas físicas en el sentido del Art. 22 del GDPR o disposiciones comparables (p. ej., Art. 20 de la LGPD). Todas las salidas son de carácter consultivo y están mediadas por un Usuario Autorizado humano antes de tomar cualquier decisión.
9. Propiedad intelectual sobre la salida de IA
En la medida en que KONTORE tenga algún derecho sobre la salida de IA generada específicamente para los prompts del Cliente, KONTORE cede y licencia esos derechos al Cliente para su uso en relación con el Servicio y el negocio del Cliente.
El Cliente reconoce que: (a) salidas iguales o similares pueden generarse para otros clientes a partir de prompts iguales o similares; (b) KONTORE no garantiza que la salida de IA sea original, no infractora o elegible para protección de copyright; (c) el Cliente debe evaluar independientemente si la salida de IA es apta para protección o registro antes de confiar en dicha protección.
10. Funciones de IA en Beta y experimentales
KONTORE puede etiquetar ciertas Funciones de IA como "Beta", "Experimental" o "Preview". Estas funciones se proporcionan sin garantía alguna, pueden modificarse o retirarse en cualquier momento, pueden producir salidas de menor calidad o inestables, y están excluidas de cualquier compromiso de nivel de servicio.
11. Manejo de incidentes de Sub-procesadores de IA
Si un incidente material en un Sub-procesador de IA (brecha de seguridad, interrupción prolongada, cambio en las prácticas de manejo de datos) afecta a los Datos del Cliente, KONTORE notificará al Cliente conforme a los procedimientos de notificación de brechas del DPA y el compromiso de respuesta a incidentes del Trust Center ([email protected], confirmación dentro de 24 horas).
12. Actualizaciones de este Descargo
KONTORE puede actualizar este Descargo para reflejar nuevas Funciones de IA, nuevos Sub-procesadores, o cambios en las políticas de los proveedores. Los cambios materiales se notifican con al menos 30 días de anticipación. La última versión se publica en kontore.app/ai-disclaimer.html.
13. Contacto
Mario Nieva
KONTORE LABS LLC
2810 N Church St STE 88720, Wilmington, DE 19802, USA
[email protected] · Preguntas específicas de IA: [email protected]
This AI Features Disclaimer (the "Disclaimer") describes how KONTORE LABS LLC ("KONTORE", "we") delivers artificial-intelligence ("AI") features inside the KONTORE ERP (the "Service"), what data flows to AI providers, and the Customer's responsibilities when relying on AI output. This Disclaimer is incorporated by reference into the Terms of Service.
1. Scope of AI features
The Service includes optional AI-assisted features (collectively, the "AI Features"), including:
- IADoc — email drafting assistant: drafts the body of outbound emails from operational context such as Operación / OC / Despacho variables, remarks, counterparty data, and the Customer's prior drafts in the modal.
- OCE/OCC suggestions: suggested values, narrative, or completions for operational records and counterparty management.
- Document parsing and OCR: extraction of data from uploaded documents (Bill of Lading, import declarations, packing lists, etc.) into structured fields.
- Decision support panels: dashboards and assistants that interpret operational data and propose next actions (follow-up reminders, anomaly flags, cobranza prioritization).
- Translation and rewording aids inside modals (multi-language email body composition).
- Any future AI Feature documented at
kontore.app/docs/ai.
KONTORE may add, remove, or modify AI Features at any time. Material changes are notified through the in-product notification center.
2. Suggestion-only nature
Every AI output produced by the Service is a non-binding suggestion. It is provided to assist the Customer's Authorized Users in their work and is not a substitute for independent human review, professional judgement, or legal, accounting, financial, customs, sanitary, or regulatory advice. AI Features may produce results that are:
- Inaccurate, incomplete, outdated, or contextually inappropriate.
- Internally inconsistent or contradictory across calls.
- Persuasively worded but factually wrong ("hallucinated").
- Influenced by biases present in training data of the underlying model.
The Customer assumes full responsibility for reviewing, correcting, accepting, or discarding AI output before sending an email, signing a document, executing a transfer, communicating with a counterparty, or otherwise acting on the suggestion. AI Features do not auto-execute irreversible business actions without explicit user confirmation.
3. AI provider chain (transparency)
| Provider | Role | Model family used | Location |
|---|---|---|---|
| Anthropic PBC | Underlying LLM via /claude/* Worker proxy | claude-haiku-4-5-20251001 (default), other Claude models when documented | USA |
| Cloudflare Inc. | Worker proxy that forwards API calls (no AI inference performed here) | n/a | Edge global |
This list is mirrored in the public Trust Center (kontore.app/trust) and the Data Processing Agreement. KONTORE notifies the Customer of new AI sub-processors with at least 30 days' notice.
4. Data sent to AI providers
When the Customer invokes an AI Feature, the following data may be transmitted to the relevant AI Sub-processor:
- The user prompt or operational context expressly compiled for the call (Operación / OC / Despacho variables, remarks, language preference, the draft the user is editing).
- Metadata required to process the request (request ID, timestamp).
KONTORE applies the following safeguards:
- No PII enrichment: KONTORE does not enrich prompts with personal data fields that the Customer has not explicitly placed into the operational record being processed.
- No training opt-in: KONTORE uses Anthropic's API with default settings. Per Anthropic's API terms, prompts and outputs submitted via the API are not used by Anthropic to train its models. KONTORE has not enabled any data-sharing or evaluation program that would allow training use.
- No content storage by KONTORE beyond what is necessary: KONTORE retains only the metering metadata required for billing and abuse prevention (token counts, model identifier, timestamps, request status) in the append-only
ia_consumo_logtable. Prompt and response bodies are not persisted by KONTORE outside the in-flight request unless explicitly stored by the user (e.g., the user saves the generated email body before sending). - No third-party advertising: AI requests are never used for marketing, profiling, or advertising purposes.
5. AI provider data-retention summary
- Anthropic: short-term retention for safety and abuse monitoring (typically up to 30 days for API traffic, longer if a policy violation is flagged). See Anthropic's Trust Center and API privacy documentation for current figures.
- Cloudflare (proxy only): standard edge logging applies; payload contents are not stored.
These figures are external commitments by the Sub-processor, not by KONTORE, and may change.
6. No warranty on AI output
ALL AI FEATURES, MODELS, OUTPUTS, AND DERIVED CONTENT ARE PROVIDED ON AN "AS IS" AND "AS AVAILABLE" BASIS. TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY LAW, KONTORE DISCLAIMS ALL WARRANTIES WITH RESPECT TO AI OUTPUT, INCLUDING:
- Accuracy, completeness, and reliability of the suggestion;
- Fitness for the Customer's particular use case (commercial, legal, regulatory, tax, customs, sanitary, financial);
- Non-infringement of third-party copyrights, trademarks, or rights of publicity;
- Availability and continuity of any particular AI model or feature;
- Determinism: identical inputs may produce different outputs across calls.
KONTORE does not endorse, certify, or guarantee any specific AI output. The Customer is solely responsible for any decision based on AI output.
7. Customer responsibilities
- Review before send / sign / commit. No AI-drafted email, document, message, or proposed action is to be sent or executed without a human review step.
- Verify high-stakes content. For any output that touches financial figures, legal terms, customs declarations, sanitary or regulatory references, payment instructions, or counterparty identity, the Customer must independently verify the information against authoritative sources.
- Do not submit prohibited content. The Customer must not use AI Features to generate or process content that violates the Acceptable Use Policy.
- Do not submit sensitive personal data the Customer is not authorized to process.
- Respect quotas and rate limits. Each subscription plan includes an AI consumption quota. Overages are billed at the published rate.
- Disclose AI assistance where required. The Customer is responsible for any required disclosure to its recipients.
8. No automated decision-making with legal effects
The Service's AI Features do not produce automated decisions that produce legal or similarly significant effects on natural persons within the meaning of GDPR Art. 22 or comparable provisions (e.g., LGPD Art. 20). All outputs are advisory and are mediated by a human Authorized User before any decision is taken.
9. Intellectual property in AI output
To the extent KONTORE has any rights in the AI output generated specifically for the Customer's prompts, KONTORE assigns and licenses those rights to the Customer for use in connection with the Service and the Customer's business.
The Customer acknowledges that: (a) the same or similar outputs may be generated for other customers from the same or similar prompts; (b) KONTORE makes no representation that AI output is original, non-infringing, or eligible for copyright; (c) the Customer must independently assess whether the AI output is suitable for protection or registration before relying on such protection.
10. Beta and experimental AI Features
KONTORE may label certain AI Features as "Beta", "Experimental", or "Preview". These features are provided without any warranty, may be modified or withdrawn at any time, may produce lower-quality or unstable output, and are excluded from any service-level commitments.
11. AI Sub-processor incident handling
If a material incident at an AI Sub-processor (security breach, prolonged outage, change in data-handling practice) affects Customer Data, KONTORE will notify the Customer in accordance with the breach-notification procedures of the DPA and the Trust Center incident-response commitment ([email protected], acknowledgement within 24 hours).
12. Updates to this Disclaimer
KONTORE may update this Disclaimer to reflect new AI Features, new Sub-processors, or changes in provider policies. Material changes are notified at least 30 days in advance. The latest version is published at kontore.app/ai-disclaimer.html.
13. Contact
Mario Nieva
KONTORE LABS LLC
2810 N Church St STE 88720, Wilmington, DE 19802, USA
[email protected] · AI-specific questions: [email protected]